Hướng Dẫn Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức vận chuyển hàng hóa quan trọng và phổ biến nhất trên thế giới. Với khả năng chuyên chở lượng hàng lớn và chi phí thấp, đường biển đã trở thành lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp và quốc gia trên toàn thế giới trong đó có Việt Nam. Trong bài viết này, Dasada sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển một cách chi tiết nhất.

1. Quy Trình Xuất Khẩu Là Gì?

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm các bước cụ thể từ đàm phán hợp đồng, chuẩn bị hàng hóa, làm thủ tục hải quan đến giao hàng và thanh toán. Đây là quá trình phức tạp đòi hỏi sự chính xác và phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

2. Quy Trình 9 Bước Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển

Bước 1: Đàm Phán Điều Khoản Và Ký Kết Hợp Đồng

Đầu tiên, bên chủ hàng và chủ tàu sẽ tiến hành đàm phán, thống nhất các điều khoản cụ thể trong hợp đồng bao gồm: hàng hóa, điều kiện giao hàng, trách nhiệm của mỗi bên, chi phí,…. Sau khi các điều khoản được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 2: Thực Hiện Xin Giấy Phép Xuất Khẩu

Đối với những hàng hóa thuộc danh mục quản lý có điều kiện của Nhà Nước, chủ hàng hóa phải thực hiện xin giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

Bước 3: Đặt Booking Và Lấy Container Rỗng

Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển chính là đặt container rỗng để xếp dỡ hàng hóa.

• Nếu lô hàng của bạn được bán theo điều kiện CIF (Giá thành, Bảo hiểm và Cước vận chuyển), bạn cần tìm kiếm và liên hệ với phía FWD hoặc hãng tàu để chọn được dịch vụ vận chuyển với chi phí hợp lý.
• Nếu là đơn hàng theo điều kiện FOB (Free On Board), bạn sẽ không cần phải đặt tàu mà phía consignee sẽ là phía đặt tàu cho chủ hàng.

Bước 4: Chuẩn Bị Và Kiểm Tra Hàng Xuất Khẩu

Tại bước này, chủ hàng sẽ tiến hành lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa, đảm bảo về mặt chất lượng cho đến số lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Sau đó lên kế hoạch lấy container để đóng hàng, kiểm tra hàng và niêm phong để xuất hàng.

Bước 5: Đóng Gói Hàng, Ký Hiệu Chuyên Chở (Shipping Mark)

Tại bước này, bạn có thể thực hiện tại kho hoặc tại cảng. Cụ thể các công việc bao gồm:

• Đóng gói hàng tại kho: Bộ phận xuất nhập khẩu phối hợp với công nhân tại kho để đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của chủ hàng. Chú ý điền đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng như: Tên hàng hóa, quốc gia sản xuất, số lượng, trọng lượng, ký hiệu vận chuyển.
• Đóng hàng tại cảng: Tương tự như việc đóng hàng tại kho, nhưng có nhiều thủ tục và giấy tờ hơn. Khi đóng hàng tại cảng thường mất chi phí thuê nhân công.

Bước 6: Mua Bảo Hiểm Lô Hàng

Để thực hiện mua bảo hiểm lô hàng, chủ hàng liên hệ với công ty bảo hiểm để lựa chọn mức bảo hiểm phù hợp với giá trị hàng hóa. Thông thường, hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển thường mua mức 2% tổng giá trị đơn hàng. Nếu xuất hàng theo điều kiện CNF (Cost and Freight) hay FOB thì chủ hàng sẽ không cần mua bảo hiểm.

Bước 7: Làm Thủ Tục Hải Quan

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Cụ thể, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Mở tờ khai hải quan: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do cơ quan Hải Quan cấp, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, phiếu đóng hàng, hóa đơn thương mại.
• Đăng ký tờ khai: Dựa trên thông tin ở bước mở tờ khai để khai báo, nhập thông tin đầy đủ chính xác tại cơ quan Hải Quan để xác nhận lô hàng được thông quan.
• Đóng phí: Sau khi đăng ký tờ khai hoàn tất, đóng phí làm thủ tục hải quan.
• Lấy tờ khai: Bộ phận hải quan tiếp nhận thông tin, kiểm tra và ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.
• Thanh lý tờ khai: Trình báo tờ khai đã hoàn thiện cho phía cảng kiểm tra container và seal đã được hạ đúng chưa.
• Vào sổ tàu: Khi container đã được hạ, nhân viên giao nhận ký vào biên bản số tàu và bàn giao xác nhận tình trạng giao nhận hàng của container.
• Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đơn hàng đã được giao nhận hoàn tất, cung cấp các thủ tục cho lô hàng với các giấy tờ bao gồm: Commercial Invoice, tờ khai hải quan và vận đơn đường biển.

Bước 8: Giao Hàng Cho Tàu

Cung cấp chi tiết hóa đơn giao nhận để hãng tàu làm vận đơn. Quá trình giao nhận hàng kết thúc khi phía xuất hàng đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là surrendered bill hoặc bill gốc.

Bước 9: Thanh Toán Tiền Hàng

Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là thanh toán tiền giao nhận. Chủ hàng hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu đường biển bao gồm: Phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn đường biển và giấy chứng nhận khử trùng. Nếu thanh toán bằng L/C thì nộp trực tiếp đến ngân hàng đại diện gửi thông báo.